Databehandleraftale
- easyskat webversionDenne databehandleraftale er indgået i henhold til art. 28 stk. 3 i Europa-Parlamentet og Rådets forordning (EU) 2016/679 (“GDPR”) med henblik på at regulere easyskats behandling af personoplysninger på vegne af dig som kunde.
Aftalen er indgået mellem:
Den dataansvarlige:
[Kundens Virksomhedsnavn]
[Kundens Adresse]
[Kundens postnummer] [Kundens By]
CVR: [Kundens CVR-nr]
Kontakt: [Den ansvarliges kontaktoplysninger]
og
Databehandleren:
easyskat A/S
Ulrikkenborg Alle 38-40
2800 Kgs. Lyngby
CVR: 42 80 49 75
Kontakt: mail@easyskat.dk
Parterne kaldes i det følgende henholdsvis “den dataansvarlige” og “databehandleren” og tilsammen “parterne”.
1. Præambel
1.2. Formålet med denne databehandleraftale er at sikre parternes efterlevelse af gældende databeskyttelseslovgivning og dokumentere den dataansvarliges instruks til databehandleren. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er at sikre den dataansvarliges brug af skatteberegningsprogrammet easyskat som yderligere beskrevet i easyskats abonnementsvilkår.
1.3. Denne databehandleraftale fastsætter parternes rettigheder og forpligtelser, når databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
1.4. Denne databehandleraftale har forrang for andre modstridende bestemmelser vedrørende behandling af personoplysninger, for så vidt angår easyskats abonnementsvilkår eller andre aftaler gældende parterne imellem. Databehandleraftalen er gældende mellem parterne, så længe den dataansvarlige har en aktiv licens til et skatteår – og databehandleren derfor skal behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
1.5. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter gældende databeskyttelseslovgivning.
2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
2.2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger. Det er hertil alene under den dataansvarliges kontrol, hvilke personoplysninger der behandles, herunder ind-tastes og genereres i easyskat applikationen.
2.3. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at der eksisterer et lovligt behandlings-grundlag for behandlingen og videregivelsen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage, herunder videregivelse til de underdatabehandlere, som databe-handleren benytter, og som til enhver tid er oplistet her.
2.4. Den dataansvarlige har ansvaret for nøjagtigheden, integriteten, indholdet af pålide-ligheden og lovligheden af de personoplysninger, som behandles af databehandleren.
2.5. Den dataansvarlige har opfyldt alle obligatoriske krav og pligter i forhold til anmeldelse hos eller opnåelse af tilladelse fra de relevante offentlige myndigheder, for så vidt angår behandlingen af personoplysninger.
2.6. Den dataansvarlige har opfyldt sin oplysningsforpligtelse over for de registrerede vedrørende behandlingen af personoplysninger i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.
2.7. Den dataansvarlige bekræfter, at databehandleren har givet de relevante garantier, for så vidt angår implementeringen af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre de registreredes rettigheder og deres personoplysninger, ved indgåelse af denne databehandleraftale.
3. Databehandleren handler efter instruks
3.1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU- eller national ret, som databehandleren er underlagt. Ved at indgå denne databehandleraftale instruerer den dataansvar-lige databehandleren i at behandle personoplysninger på følgende måder:
3.1.1. i overensstemmelse med gældende lovgivning
3.1.2. for at opfylde sine forpligtelser i henhold til easyskats abonnementsvilkår for brug af applikationen
3.1.3. som yderligere specificeret ved den dataansvarliges normale brug af applikationen
3.1.4. som beskrevet i denne databehandleraftale
3.2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks vurderes at være i strid med gældende databeskyttelseslovgivning eller anden EU- eller national ret.
4. Behandlingssikkerhed
4.1. Databehandleren er forpligtet til at sikre et højt sikkerhedsniveau. Dette sker i form af implementering af relevante organisatoriske, tekniske og fysiske sikkerhedsforanstaltninger.
Implementeringen sker under hensyntagen til den teknologi, der er tilgængelig og omkostningerne ved implementeringen samt omfanget, konteksten og formålet med behandlingen for at sikre et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau, der imødekommer den risiko og kategorien af personoplysninger, der skal beskyttes.
4.2. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt – og kun i et nødvendigt omfang. Fortrolighedspligten skal ligeledes gælde efter ophør af databehandleraftalen.
4.3. easyskat har implementeret flere sikkerhedsforanstaltninger og interne databeskyttelsespolitikker med henblik på at sikre fortrolighed, integritet, modstandsdygtighed og adgang til personoplysninger. De følgende foranstaltninger er særligt væsentlige:
4.3.1. Risikovurderinger af eget sikkerhedsniveau med henblik på at sikre at nuværende tekniske og organisatoriske foranstaltninger er tilstrækkelige til beskyttelse af personoplysninger, herunder i henhold til GDPR art. 32 om behandlingssikkerhed samt GDPR art. 25 vedrørende Privacy by Design og Privacy by Default.
4.3.2. Effektiv kryptering ved overførsel af personoplysninger via internettet.
4.3.3. Begrænsning i adgangen til personoplysninger til de relevante personer der skal til for at overholde krav og forpligtelser i databehandleraftalen.
4.3.4. Etablerede kontroller til at identificere og rapportere eventuelle brud på person-datasikkerheden.
4.3.5. Implementerede procedurer der sikrer, at ændringer i systemer, databaser og netværk sker konsekvent for at sikre vedligeholdelse.
5. Anvendelse af underdatabehandlere
5.2. Databehandleren sikrer, at dennes underdatabehandlere overholder tilsvarende forpligtelser og krav, som er beskrevet i denne databehandleraftale. Den dataansvarlige skal orienteres senest 30 dage inden, databehandleren tager en ny underdatabehandler i brug. Den dataansvarlige har ret til at protestere imod en ny underdatabehandler, som behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, hvis denne ikke behandler data i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. I en sådan situation skal databehandleren demonstrere overensstemmelse ved at give den dataansvarlige adgang til databehandlerens databeskyttelsesvurdering og udarbejdede dokumenter om brug af underdatabehandleren. Hvis der herefter fortsat er uenighed om anvendelsen af underdata-behandleren, kan den dataansvarlige opsige sit abonnement med et kortere varsel end normalt for at sikre, at den dataansvarliges personoplysninger ikke behandles af den pågældende underdatabehandler.
6. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
7. Bistand til den dataansvarlige
7.1. Databehandleren skal, så vidt det er muligt, bistå den dataansvarlige med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger under hensyntagen til behandlingens art og kategorien af oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, for at sikre overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.
7.2. Databehandleren bistår den dataansvarlige med overholdelse af GDPR art. 32-36, herunder blandt andet behandlingssikkerhed, anmeldelse af brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden og underretning om brud på persondatasikkerheden til den registrerede under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren.
7.3. Databehandleren må ikke besvare anmodninger fra registrerede, medmindre databehandleren er autoriseret af den dataansvarlige til at gøre det. Databehandleren videregiver ikke information om denne databehandleraftale til statslige myndigheder såsom politiet, herunder personoplysninger, medmindre databehandleren er forpligtet til det i medfør af lovgivningen i form af en retskendelse eller lignende.
7.4. Endvidere skal databehandleren så vidt det er muligt og lovligt underrette den data-ansvarlige såfremt:
7.4.1. En anmodning om indsigt i personoplysninger modtages direkte fra den registrerede
7.4.2. En anmodning om indsigt i personoplysninger modtages direkte fra statslige myndigheder, herunder politiet, medmindre databehandleren instrueres i ikke at underrette den dataansvarlige
7.5. Hvis den dataansvarlige kræver information eller assistance omkring sikkerhedsforanstaltninger, dokumentation eller information om, hvordan databehandleren behandler personoplysninger generelt, og en sådan anmodning indeholder information, som går ud over, hvad der er nødvendigt ifølge gældende databeskyttelseslovgivning, må databehandleren kræve betaling for sådanne yderligere services.
8. Underretning om brud på persondatasikkerheden
8.1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden, som involverer persondata, databehandleren behandler på vegne af den dataansvarlige.
8.2. Databehandleren skal underrette den dataansvarlige via den kontaktperson, som er oplyst i databehandleraftalen, hvis databehandleren bliver bekendt med en sikkerhedsbrist.
9. Returnering og sletning/anonymisering af data
10. Revision, herunder inspektion
10.1. Den dataansvarlige er berettiget til at igangsætte en revision af databehandlerens forpligtelser i henhold til databehandleraftalen.
10.2. Såfremt det foreslåede omfang for revisionen følger en ISAE 3000, ISO eller lignende erklæringsrapport udført af en kvalificeret tredjepartsrevisor indenfor de forudgående tolv måneder, og databehandleren bekræfter, at der ikke har været nogen materielle ændringer i de foranstaltninger, som har været under revision, skal den dataansvarlige acceptere denne revision i stedet for at anmode om en ny revision af de foranstaltninger, som allerede er dækket.
10.3. Såfremt databehandlerens assistance i forbindelse med revision overskrider den almindelige service, som databehandleren skal stille til rådighed som følge af gældende databeskyttelseslovgivning, afregnes dette særskilt.
11. Ikrafttræden og ophør
11.1. Denne databehandleraftale er gældende, så længe databehandleren behandler per-sonoplysninger på vegne af den dataansvarlige i forbindelse med den dataansvarliges brug af easyskat applikationen.
11.2. Databehandleren er berettiget til at beholde personoplysninger efter ophør af databe-handleraftalen i det omfang, det er nødvendigt i henhold til gældende lov, hvilket i så fald vil ske i overensstemmelse med de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som er beskrevet i databehandleraftalen.